VIP-Gästemanagement in der Hotellerie: Was Sie erwarten können

Jeder Gast sollte wie ein VIP behandelt werden. Andererseits benötigen manche Gäste eine besondere oder diskrete Behandlung.

Ob berühmter Politiker oder Prominenter, Sie sollten ein Protokoll in Ihrem Hotel bereithalten, das den Umgang mit ihnen regelt.

In diesem Blog haben wir Informationen zusammengetragen, was Sie bei diesen Gästen erwarten können. Außerdem finden Sie hier Tipps, wie Sie personalisierte Erlebnisse für sie schaffen können.

Tauchen wir ein in die Welt von Glanz und Glamour!

Wer sind sie: Der VIP-Gast im Überblick

Eine sehr wichtige Person (VIP) erhält exklusive Behandlung oder besondere Privilegien. Das kann eine hochrangige Führungskraft, ein Prominenter oder auch ein treuer Stammkunde sein!

Diesen Gästen sind garantiert Luxus, Komfort und eine besondere Behandlung sicher.

Das kann bedeuten Zugang zu privaten Bereichen, exklusive Geschenke und äußerst persönliche Serviceleistungen…

Lassen Sie sich davon nicht einschüchtern ! Schon ein wenig Liebe zum Detail kann bei dieser Art von Kunden viel bewirken. Lassen Sie uns sie weiter kategorisieren und uns die Details des VIP-Gästemanagements genauer ansehen.

VIP-Gäste in der Hotelbranche richtig kategorisieren

Die meisten General Manager von Hotelketten sind mindestens einmal solchen Gästen begegnet. Was sie aus Erfahrung wissen, würde Sie überraschen. Nicht jeder VIP ist so wichtig, wie der Name vermuten lässt.

Sie alle bringen eine erhebliche finanzielle Investition ins Hotel mit oder verbindet sie eine lange Geschichte mit der Marke.

Grundsätzlich lassen sie sich in folgende Gruppen einteilen:

VIP-Kunden der Stufe 3: Reisebüromitarbeiter, Flitterwöchner, Journalisten, Eventmanager
VIP-Kunden der Stufe 2: Vorstandsmitglieder, Eigentümer, Geschäftspartner, Staats- oder Regierungschefs
VIP-Kunden der Stufe 1: Staatsoberhäupter, wohlhabende Geschäftsleute, Schauspieler oder namhafte Sportler

Unser Hauptanliegen ist es, eine gute Lösung für das VIP-Gästemanagement zu finden, um die Gästezufriedenheit zu steigern. Werfen wir einen Blick auf einige Tipps zur Verbesserung des Gästeerlebnisses.

Wie geht man mit VIP-Gästen um? 5 Schritte zur Verbesserung des Gästeerlebnisses

Wir können leicht die Mindestschritte definieren, die nötig sind, um ein hervorragendes Gästeerlebnis zu bieten.

Unabhängig von der Wichtigkeitsstufe, sollten Sie diese Schritte vor dem Check-in Ihrer Gäste immer im Hinterkopf behalten.

1. Das Beste für den Gast

Diese anspruchsvollen Gäste erwarten die besten Zimmer. Halten Sie Ihre besten Zimmer exklusiv für sie frei.

Dabei kann es sich um King-Apartments oder Zimmer mit einer besonderen Ausstattung wie einem Whirlpool oder der besten Aussicht handeln.

Eine bekannte Geste der Wertschätzung ist es, persönliche Nachrichten an die Gäste im Zimmer zu hinterlassen. Das kann eine hochwertige Grußkarte auf dem Nachttisch oder Kopfkissen sein, die vom General Manager unterschrieben wurde.

2. Wie checkt man VIP-Gäste ein?

Hotels sollten sich darauf vorbereiten, besondere Begrüßungen für ihre wichtigen Gäste zu gestalten. Ein guter Tipp ist es, einen leitenden Mitarbeiter mit dem Empfang zu betrauen.

3. Bieten Sie Gästen VIP-Annehmlichkeiten im Zimmer

Kostenlose Flaschen Champagner, Obstschalen oder alles, was den Aufenthalt so exklusiv wie möglich gestalten kann. Bieten Sie den Gästen kleine Aufmerksamkeiten, die ihren Aufenthalt aufwerten können.

4. Kein VIP geht allein

Jeder exklusive Gast erwartet, dass man ihn persönlich begleitet bis zu seinem Zimmer. Diese Begleitung ist nicht nur ein Zeichen von Höflichkeit, sondern bietet zusätzlich auch mehr Sicherheit.

5. Einrichtungen sprechen nicht für sich selbst

Während Sie den Gast zu seinem Zimmer begleiten, denken Sie auch an Folgendes.

Sie können eine Führung durch das Hotel oder zu einigen der exklusivsten Annehmlichkeiten des Hotels organisieren. Zeigen Sie den Gästen, wie sie zum Spa oder zur besonderen Lounge gelangen. Das wird sehr geschätzt werden.

Mit welchen Strategien antizipieren Sie die Bedürfnisse Ihrer VIP-Gäste, bevor diese überhaupt danach fragen?

Technologie ist immer die Antwort. Wussten Sie, dass bis zu 66 % der Führungskräfte verbessern ihren Kundenservice durch Investitionen in Technologie?

Mit der richtigen Technologiewahl lassen sich einige entscheidende Schritte umsetzen.

1. Reibungsloser Check-in

Kein VIP möchte auf seinen Check-in warten. Ermöglichen Sie es ihm, sich online einzuchecken vor dem Aufenthalt oder entscheiden Sie sich für ein leistungsstarkes PMS, das den Check-in blitzschnell macht.

Wir empfehlen natürlich das Property Management System von OTA Sync. Mit blitzschnellem Check-in und ohne Raum für menschliche Fehler werden Ihre Gäste garantiert zufrieden sein.

Wie Sie VIP-Gäste betreuen und worauf Sie sich einstellen sollten. So checken Sie VIP-Gäste mit der besten Hoteltechnologie ein

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie das richtige PMS auswählen, haben wir den passenden Blogbeitrag für Sie.

2. Sorgen Sie dafür, dass alle Annehmlichkeiten nur einen Klick entfernt sind

Gehen Sie die Extrameile und sorgen Sie dafür, dass Ihre Gäste alle Komfort benötigten Annehmlichkeiten direkt im Zimmer haben. Wählen Sie eine Software, die eine Gäste-App.

bietet. Mit dieser App kann Ihr VIP-Gast jede gewünschte Annehmlichkeit oder den Zimmerservice mit nur einem Klick auf dem Smartphone bestellen.

Wir empfehlen die Guest App von OTA Sync, da sie Nahtlosigkeit und Geschwindigkeit perfekt miteinander verbindet.

3. Bereiten Sie Ihr Team auf außergewöhnlichen Service vor

Ihr Team wird für diese Gäste zum Gesicht Ihrer Marke und wird die meisten Interaktionen mit dem Hotelpersonal haben.

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter Protokolle kennen für den Umgang mit Notfällen oder stressigen Situationen. Betonen Sie dabei, wie wichtig Contenance und höfliches Auftreten sind. Ein Lächeln und ein respektvoller Gruß für jeden Gast bleiben nie unbemerkt.

4. Gästetreue ist keine Einbahnstraße

Wer seinen Gästen treu bleibt, dem bleiben auch die Gäste treu. Ist Ihr VIP bereits Stammgast?

Achten Sie darauf, ihre Vorlieben und andere wichtige Informationen zu kennen. Dazu zählen zum Beispiel Lebensmittelallergien oder kulinarische Vorlieben.

Apropos Essen…

5. Kulinarik und lokale Sehenswürdigkeiten verbinden

Wahrer Luxus ist immer authentisch. Neben den berühmten französischen und italienischen Menüs sollte Ihr Gast unbedingt auch Ihre regionalen Spezialitäten!

probieren. Beziehen Sie Ihre Zutaten regional und finden Sie Wege, regionale Gerichte in Ihre Küche zu integrieren.

Wie bereiten Sie sich auf die Erwartungen von VIP-Gästen vor?

Auch dieser Gast ist letztlich nur ein Mensch. Rechnen Sie mit überraschenden Wünschen , die Sie ins Schwitzen bringen könnten.

Worauf sollten Sie beim Empfang in Ihrem Hotel auf keinen Fall verzichten?

Datensicherheit ist nicht verhandelbar

Ausgezeichneter Service nützt nichts, wenn sich Ihre Gäste nicht sicher fühlen. Über 98 % aller Datenschutzverletzungen in Hotels betrafen gestohlene Kreditkarteninformationen.

Wie Sie VIP-Gäste betreuen und sich auf ihre Erwartungen vorbereiten. Und wie Sie mit Hoteltechnologie die Datensicherheit in Ihrem Hotel erhöhen.

Mit einem vertrauenswürdiges Hotelmanagement System ist hier von entscheidender Bedeutung, ebenso wie die Schulung Ihrer Mitarbeiter, damit sie nicht auf Phishing-Versuche hereinfallen.

Eine gründliche Zimmerkontrolle ist Pflicht

Sauberkeit und Hygiene sind von großer Bedeutung. Hygienische Gründe können zum Beispiel Sicherheitsprobleme sein, deshalb ist es wichtig, das Zimmer vor der Ankunft zu überprüfen.

Wenn Gäste während ihres Aufenthalts eine Zimmerreinigung wünschen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Housekeeping gut organisiert ist. Ihr Personal muss wissen, wie es schnell und diskret arbeitet.

Rund-um-die-Uhr-Support für ein unvergessliches Erlebnis

Mit Personal und Technologie stets griffbereit, schaffen Sie ein Netz an durchgehendem Support. Das bedeutet, dass Ihre Gäste jederzeit jemanden erreichen können, der ihnen hilft oder ihren Aufenthalt noch angenehmer macht.

Mit schnellen Antworten und effizienter Problemlösung sichern Sie sich einen Platz ganz oben auf der Liste ihrer Lieblingsmarken.

Wie kann OTA Sync Ihnen helfen?

OTA Sync ist eine cloudbasierte All-in-One-Softwarelösung für die Verwaltung von Hotels und Apartments. Dank der Cloud-Technologie werden Kosten drastisch gesenkt, tägliche Aufgaben automatisiert und die Effizienz sowie die Einnahmen des Betriebs insgesamt gesteigert.

Die OTA Sync Software eignet sich für kleine und mittlere Hotels, Boutique-Hotels, Hostels, Pensionen und Apartments. Das Unternehmen zählt bereits über 2.000 zufriedene Nutzer in 17 Ländern weltweit.

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