Die Wahl der richtige Property-Management-System für Ihre Unterkunft kann entscheidend für den Geschäftserfolg sein. Bei der Vielzahl an Optionen kann die Auswahl schnell überfordernd wirken.
In diesem Blogbeitrag helfen wir Ihnen, eine fundierte Entscheidung bei der Wahl des richtigen Systems zu treffen.
Schnallen Sie sich an und lesen Sie den Vergleich zwischen Cloud-PMS und On-Premise-Lösungen
Legen wir direkt los.
1. Was ist eine Hotelmanagement-Software?
Damit wir auf demselben Stand sind, lassen Sie uns zunächst PMS definieren.
PMS-Software hat die Hotelbranche verändert, indem sie die veraltete, papierlastige Verwaltung von Unterkünften abgelöst hat. Funktionen wie ein Booking Engine oder Channel-Manager verhindern menschliche Fehler wie Überbuchungen.
Sie unterstützt nicht nur den Empfang bei Aufgaben wie Reservierungen oder Check-in und Check-out der Gäste. Sie entwickelt sich stetig weiter und hilft Hoteliers dabei, alle Bereiche ihrer Unterkunft zu verwalten.
Hotelmanagement-Software automatisiert außerdem die meisten manuellen Aufgaben und ermöglicht es den Mitarbeitern, sich auf ein personalisierte unvergessliches Gästeerlebnis
2. Arten von PMS
Die zwei Haupttypen von Hotelmanagement-Software, die Ihnen begegnen können, sind:
✅On-Premise Property-Management-System
Dieses System zeichnet sich dadurch aus, wie es Daten speichert. Ein lokaler Server wird benötigt, damit diese Art von Software funktioniert.
Die Wartung obliegt dem Hotel selbst. Ein hauseigenes IT-Team ist erforderlich, um die Funktionsfähigkeit sicherzustellen.
✅Cloud-basiertes PMS
Diese Art von Software benötigt keinen lokalen Server und ist mit dem Internetverbunden. Sie ist von den meisten Geräten in der Unterkunft aus zugänglich und hat niedrigere Wartungskosten.
3. 7 wichtige Unterschiede, die Sie beachten sollten
1. Installation
Installation eines cloud-basierten Systems
Diese Art von Verwaltungssoftware wird über Internet installiert und kann nach dem Anlegen eines Kontos von jedem Gerät aus aufgerufen werden. Die Daten werden vom Anbieter gespeichert, also außerhalb des Hotels.
Wartung und Sicherheit liegen beim PMS-Anbieter.
Wichtig zu wissen: Eine stabile Internetverbindung ist erforderlich, damit dieses System einwandfrei funktioniert.
Installation eines lokalen Systems
Leider ist die Installation dieser Systemart etwas komplizierter.
Zunächst muss es manuell installiert werden auf jedem Gerät, auf dem es genutzt werden soll. Die Daten werden auf einem Server gespeichert, der sich irgendwo vor Ortbefindet. Nicht zu vergessen sind die weiteren Backup-Server.
Der Schutz und die Speicherung der Daten liegen dann allein in der Verantwortung des Hotels.
2. Technische Anforderungen und Wartung
Anforderungen einer Cloud-basierten Lösung
Diese Variante ist denkbar unkompliziert. Vergessen Sie Server oder Backups, hier wird alles vom Anbieter gehostet.
Das Einzige, was das Hotel benötigt, ist eine gute Internetverbindung und schon kann es losgehen.
Das sollte man allerdings nicht zu wörtlich nehmen. Ein oder zwei Desktop-Rechner im Büro braucht man trotzdem noch. Der große Vorteil einer Cloud-basierten PMS-Lösung liegt darin, dass sie erfordert nicht die Investition in Hardware minimiert.
Anforderungen einer On-Premise-Lösung
Esgibt einiges zu beachten, damit diese PMS-Lösung reibungslos funktioniert. Zu der benötigten Hardware zählen unter anderem:
- Ein Daten server
- Backup Server
- Der Terminal Server (für den Zugriff von verschiedenen Standorten aus)
- Ein kompatibles Betriebssystem auf allen Arbeitsplätzen
- Dediziert Arbeitsplätze für externe Systeme
- Backup Festplatten
Das ist ganz schön viel. Neben der Investition in so viel Hardware und deren Lagerung vor Ort bräuchten Sie außerdem internes IT-Know-how.
3. Datensicherheit
Laut dem aktuellen Untersuchungsbericht 2024befinden sich Cyber-Sicherheitsrisiken auf einem absoluten Höchststand. Demnach entstanden 14 % der Angriffe durch die Ausnutzung von Schwachstellen beim ersten Zugriff . Zusätzlich waren 62 % der Angriffe mit Ransomware oder Erpressung verbunden.
Datensicherheit ist in der Hotelbranche äußerst wichtig, weshalb Sie diesen Faktor bei der Wahl Ihrer Hotelsoftware unbedingt berücksichtigen sollten.
Sicherheit von Cloud-basiertem PMS
Bei einem Cloud-basierten System liegt der Schutz Ihrer Daten in der Verantwortung des Anbieters . Ihre Mitarbeitenden sollten trotzdem keine Links anklicken, die ihnen angeblich von einem nigerianischen Prinzen ein Erbe versprechen.
Spaß beiseite, bei dieser Art von Software kommen robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Einsatz, die Datenschutzverletzungen nahezu unmöglichmachen. Bei vielen Cloud-basierten Systemen werden alle Daten in mehreren Rechenzentren gespeichert, sodass selbst beim Ausfall eines Rechenzentrums weiterhin Backup.
Sicherheit bei On-Premise-PMS
Bei dieser Art von System liegt die Sicherheit in der Verantwortung des Betriebs. Hier sind einige Maßnahmen, mit denen ein Betrieb seine Daten bei der Nutzung dieses PMS-Systems schützen kann:
- Installation von Antivirenprogrammen
- Absicherung von privaten Netzwerken
- Einschränkung des Zugangs zu Serverräumen
- Manuelle Datensicherung Prozesse
- Die Umsetzung von Backup-Server und Generatoren
Auch wenn es sich sicherer anfühlen mag , alle Daten auf der eigenen Hardware zu speichern und es dabei zu belassen, kann das ein erhebliches Risiko darstellen. Im Falle von Bränden oder Überschwemmungen kann diese Hardware beschädigt werden und für Ihr Hotel zum Albtraum werden.
4. Investitionskosten
Bei der Betrachtung der Betriebskosten sollte man unserer Meinung nach auch Zeitpunkt berücksichtigen, nicht nur die Kosten. Zeitersparnis für Management und Rezeptionspersonal kann genauso wichtig sein wie das Einsparen von Kosten.
Kosten cloudbasierter Systeme
Cloudbasierte Hotel-PMS-Lösungen berechnen in der Regel ein monatliches Abonnement basierend auf der Anzahl der Zimmer. Auch wenn sich diese Ausgabe mit der Zeit summieren kann, sollten Sie auch bedenken, wofür Ihr Geld nicht ausgegeben wird.
Da keine Hardware vor Ort vorhanden ist, entstehen keine Wartungs und Update kosten. Vor-Ort-Systeme mit Softwarelizenzen können teuer sein, und es können zusätzliche Gebühren anfallen, wenn Sie weitere Arbeitsplätze in Zukunft hinzufügen möchten. Zusätzliche Sicherheitskosten können ebenfalls anfallen, um Ihren Serverraum abzusichern.
Wenn man Zeit als die wertvollste Währung berücksichtigt, bietet ein Cloud-PMS echte Sorgenfreiheit. Ohne endlose Kabel und ständigen Wartungsaufwand kann sich das Hotelpersonal stärker auf Gästekonzentrieren. Außerdem müssen Sie kein Technikgenie sein, um zu verstehen, wie man diese Software bedient. Um alle technischen Details kümmert sich der Anbieter.
Kosten für On-Premise-Systeme
Tatsache ist, dass diese Art von Hotel-Property-Management-System nicht für mittelgroße oder kleine Hotels konzipiert ist. Diese Art von System gilt als Investitionsausgabe, weshalb sich viele Betriebe sie sich gar nicht leisten können .
Zu den größten Kostenpunkten bei dieser Art von Hotelverwaltungssystem gehören:
- Software lizenz
- Jährlich Wartung Gebühren
- Hardware und IT-Kosten
Diese Art von Software erfordert unter Umständen mehr Aufwand und Zeitpunkt für Wartung und die Einarbeitung in das System.
6. Einfache Integration
Um Ihre Unterkunft zu betreiben, benötigen Sie möglicherweise zusätzliche Software wie Kassensysteme oder Buchhaltungsprogramme. Diese zu integrieren mit Ihrer Hotelmanagement-Lösung ist entscheidend für einen reibungslosen Geschäftsablauf.
Integration eines cloudbasierten Property-Management-Systems
Diese Lösung ist meist die einfachste . Viele sind bereits vollständig integriert mit anderen Partnerlösungen, und die Integration gestaltet sich in der Regel nahtloses. Dank offener APIs und gängiger Webstandards lässt sich cloudbasierte Software problemlos mit externen Lösungen.
Integration eines On-Premise Property-Management-Systems
Zwar erlauben On-Premise-PMS-Lösungen für Hotels die Integration mit anderer Software, doch dieser Prozess ist sehr komplex. Dafür sind in der Regel manuelle technische Arbeiten sowie zusätzliche Hardware.
💡Im Fokus
Wenn es um Integration geht, rücken wir Folgendes in den Fokus: OTA Sync cloudbasierte Hotelmanagement-Software, die Partnerschaften mit zahlreichen externen Softwarelösungen eingegangen ist und einfache und schnelle Integrationen mit neuen externen Lösungen ermöglicht.
6. Systemzugänglichkeit und Mobilität
Zugänglichkeit cloudbasierter PMS-Software
Da dieses System onlinebereitgestellt wird, ist es über einen sicheren Login auf jedem mobilen Gerät von überall auszugänglich. Die einzige Voraussetzung ist eine gute WLAN Verbindung. In puncto Zugänglichkeit ist die Cloud-Lösung klar im Vorteil, denn das kann kein modernes On-Site-PMS bieten.
Zugänglichkeit von On-Premise-PMS-Software
Auch bei dieser Art von Lösung ist ein Fernzugriff möglich, jedoch wiederum nicht so einfach. Dieser Luxus würde zusätzlichen technischen Aufwand erfordern und würde zudem von der Serverauslastungabhängen. In dieser Kategorie leider ganz klar der Verlierer.
7. Updates und Upgrades
Upgrades für Cloud-Property-Management
Diese Art von Hotel-PMS bietet Updates, die in der Regel kostenlos und und einfach zu installieren sind. Das bedeutet, dass die Software immer auf dem neuesten Stand ist. Ein großer Vorteil dabei ist, dass dafür weder technisches Fachwissen seitens der Hoteliers noch zusätzliche Hardware erforderlich ist.
Updates von Vor-Ort-Systemen
Der größte Nachteil bei der Aktualisierung eines lokal installierten PMS ist, dass es ziemlich teuerwerden kann. Software-Updates können manchmal auch Hardware-Updates.
4. Zusammenfassung
Um die richtige Lösung für einen reibungslosen Hotelbetrieb zu finden, müssen viele Faktoren berücksichtigt werden. Basierend auf diesem Vergleich ist der klare Sieger das cloudbasierte Hotelmanagementsystem.
Durch geringere Kosten und mehr Flexibilität und Zugänglichkeit ist ein cloudbasiertes Hotel-PMS eine moderne Lösung, die sich in der Hotelbranche zunehmend durchsetzt. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile, doch On-Premise- und Cloud-PMS unterscheiden sich deutlich in ihren Performance und Wartung Anforderungen.
Zeitersparnis ist ebenfalls ein wichtiger Faktor, bei dem Cloud-Systeme die Nase vorn haben, was für den erfolgreichen Betrieb eines Hotels entscheidend ist.
5. Wie OTA Sync helfen kann
OTA Sync ist eine cloudbasierte All-in-One Software zur Verwaltung von Hotels und Apartments. Dank der cloudbasierten Technologie sind die Kosten drastisch gesenkt, die täglichen Aufgaben sind automatisierte, und der gesamte Effizienz verbessert und Umsatz der Unterkunft gesteigert wird.
OTA Sync Software eignet sich für kleine und mittlere Hotels, Boutique-Hotels, Hostels, Pensionen und Apartments. Das Unternehmen zählt weltweit über 2.000 zufriedene Nutzer in 17 Ländern.
Es gibt vier umfassende Lösungen für die Verwaltung von Hotels und Apartments:
Für eine kostenlose Testversion klicken Sie hier.
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