Was ist ein Property Management System im Hotel – Der ultimative Leitfaden

Wenn Sie in der Hotelbranche tätig sind, haben Sie wahrscheinlich schon den Begriff „Property Management System“ (PMS). 

Wie so oft bei technologischen Neuerungen sind Menschen jedoch zögerlich, sie einzusetzen, aus Angst oder mangelndem Vertrauen. 

Leider kann es so passieren, dass Ihnen entgeht eine so großartige Lösung wie ein PMS. 

Das Property-Management-System in einem Hotel ist ein Muss, wenn Sie der Konkurrenz einen Schritt voraus sein wollen.

Doch was genau ist ein PMS, und wie kann es Ihrem Unternehmen noch mehr Vorteile bringen?

Lesen Sie weiter, um alles Wichtige über ein Hotel-Property-Management-System zu erfahren und warum es ein unverzichtbares Werkzeug für den erfolgreichen Hotelbetrieb ist.

Los geht’s!

Was ist ein Property Management System (PMS) in einem Hotel?

Das Property Management System (PMS) ist eine Softwareanwendung, die Hotels dabei unterstützt, ihren täglichen Betrieb zu managen, wie zum Beispiel Reservierungen, Check-ins, Check-outs, Abrechnungen und Housekeeping.

Im Grunde ist es ein Werkzeug, das die Hotelabläufe optimiert und dabei hilft, die unvergessliches Gästeerlebnis

Man kann es sich vorstellen als das digitale Pendant zur Rezeption eines Hotels, mit dem das Hotelpersonal alle Aspekte des Gästeaufenthalts zentral verwalten kann.

Was sind die wichtigsten Funktionen eines Property Management Systems in einem Hotel?

Ein typisches PMS besteht aus mehreren Modulen, von denen jedes spezifische Hotelabläufe steuert.

1. Reservierungsverwaltung

Ermöglicht dem Hotelpersonal die Verwaltung von Reservierungen, vom Erstellen von Buchungen bis zu deren Änderung oder Stornierung.

So hilft es Ihnen, Zimmerverfügbarkeit verwalten und sorgt für präzise Buchungsdaten.

Zudem werden Ihre Daten nicht nur zentral gebündelt, sondern das System ermöglicht es Ihren Gästen auch, online, über Online-Reisebüros (OTAs) oder direkt auf Ihrer Website zu buchen.

2. Front-Office-Management

Das Front-Office-Modul steuert alles rund um den Check-in- und Check-out-Prozess Ihrer Gäste, einschließlich Zimmerzuweisungen, Zahlungen und Kautionsabwicklung. 

Außerdem beantwortet es Gästeanfragen zu Hotelleistungen, Ausstattung und Sehenswürdigkeiten in der Umgebung.

3. Channel-Management

Der Channel Manager verteilt Ihr Hotelinventar auf verschiedene Online-Kanäle sodass Sie Ihre Reichweite vergrößern und und mehr Buchungen erzielen können.

So können Sie sich mit verschiedenen Buchungskanälen und OTAs, dem Global Distribution System (GDS), Metasuchmaschinen und mehr verbinden.

4. Revenue Management

Revenue Management umfasst eine Reihe von Tools, mit denen Sie den Umsatz zu maximieren durch die Optimierung von Preisen und Verfügbarkeit Ihrer Produkte oder Dienstleistungen.

So können Sie zum Beispiel dynamische Preise festzulegen die Preise und Angebote je nach Nachfrage anpassen, Saisonalität, Wettbewerberpreisen und Buchungstrends.

Im Revenue-Management-Modul können Sie außerdem:

• Zimmerverfügbarkeit überwachen und steuern in Bezug auf Zimmertypen, Beschränkungen und Sperrzeiten.
• Nutzen Sie historische Daten, Markttrends und Predictive Analytics, um die Nachfrage vorherzusagen für unterschiedliche Zeiträume.
• Analysieren Sie Buchungsmuster und Kundenverhalten, um künftige Veränderungen der Nachfrage frühzeitig zu erkennen.
• Passen Sie Preisstrategien an auf bestimmte Kundensegmente zugeschnitten an.
• Erkennen Sie Chancen, um zusätzliche Leistungen oder Zimmerkategorien im Upselling anzubieten. 
• Vergleichen Sie die Leistung Ihres Hotels mit Branchen-Benchmarks.
• Behalten Sie im Blick den Preisstrategien Ihrer Mitbewerber.
• Behalten Sie den Überblick KPIs, wie zum Beispiel dem durchschnittlichen Zimmerpreis (ADR), Umsatz pro verfügbarem Zimmer (RevPAR)und der Auslastungsquote.

5. Gästeerlebnis

Verwaltet und speichert eine Datenbank mit Gästeinformationen, Präferenzen und Historie die Sie für personalisierte Services und gezieltes Marketing nutzen können.

Zum Beispiel können Sie Treueprogrammen oder Sonderangebote für Stammgäste erstellen.

Außerdem können Sie zu automatisieren E-Mails vor und nach dem Aufenthalt E-MailsDankesnachrichten und mehr

6. Housekeeping-Management

Übernimmt die Aufgaben der Reinigung, einschließlich Zimmerreinigung, Instandhaltung und Bestandsverwaltung.

Zu den wichtigsten Funktionen des Housekeeping-Managements zählen:

• Echtzeit-Aktualisierung des Zimmerstatus gereinigt, unrein, kontrolliert.
• Automatisierte Aufgabenzuweisung basierend auf Zimmerstatus, Priorität und weiteren Kriterien.
• Bestandsverwaltungzum Beispiel Wäscheverfolgung, Nachbestellung von Vorräten und mehr.
• Fundsachenverwaltung Nachverfolgung und Wiederauffindung.

7. Zahlungsmanagement

Dieses Modul verwaltet die Finanzen Ihres Hotels, wie zum Beispiel Rechnungsstellung, Forderungsmanagement und Zahlungsabwicklung, und erfasst finanzielle Transaktionen, sodass Sie die finanzielle Leistung des Hotels stets im Blick haben.

Wenn Sie das PMS zudem mit Ihrem Zahlungssystem integrieren, können Sie Zahlungsprozesse automatisieren und verschiedene Zahlungsoptionen für Ihre Gäste anbieten.

So können Ihre Gäste beispielsweise mit Kreditkarten, virtuellen Karten, Google Pay und mehr bezahlen.

8. Reporting

Um die Leistung Ihres Hotels über alle Kanäle und Bereiche hinweg im Blick zu behalten, ist es unerlässlich, zu erkennen, was funktioniert und was nicht.

Dadurch können Sie datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Genau hier kommt die Reporting- und Analysefunktion ins Spiel, da sie Ihnen eine Vielzahl an Berichten bietet:

? Belegungsberichte – Einblicke in den Prozentsatz der belegten Zimmer über einen bestimmten Zeitraum.

? Umsatzberichte – Gesamtumsatz Ihres Hotels.

? Finanzberichte – Ausgaben für Betrieb, Instandhaltung und weitere Kategorien.

? Kanalleistungsanalyse – Leistungsbewertung verschiedener Online-Buchungsplattformen und OTAs.

? Gästezufriedenheitsberichte – Gästefeedback und Bewertungen, damit Sie Verbesserungspotenziale erkennen können.

9. Sicherheit & Compliance

Im Umgang mit sensiblen Daten wie Gästeinformationen sowie Kreditkarten- und Zahlungsdaten, ist es entscheidend, Ihren Gästen ein sicheres Gefühl zu geben dass ihnen kein Schaden entsteht.

Ein hochwertiges PMS deckt daher Folgendes ab: Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen, Schutz der Gästedaten, Datensicherungen, sichere APIs und Integrationen, die Einhaltung lokaler Vorschriften und mehr.

? 6 zusätzliche Funktionen, die ein Top-PMS bieten sollte

Neben den zentralen Funktionen bieten führende PMS-Lösungen auch Features, die betriebliche Abläufe und das Gästeerlebnis zusätzlich erleichtern.

1. Cloudbasiert sein

Auch wenn die meisten modernen Property-Management-Systeme cloudbasiert sind, lohnt es sich, dies genau zu prüfen.

Also, Was macht ein cloudbasiertes PMS zur besseren Wahl gegenüber einer On-Premise-Lösung?

✨ Es ist kosteneffizient, kostengünstiger, da die laufenden Kosten niedriger sind.

✨ Das Risiko eines Datenverlusts ist geringer.

✨ Es ist deutlich flexibler.

Möchten Sie tiefer in dieses Thema eintauchen? Kein Problem, schauen Sie in unserem Blog vorbei, Warum sollten Sie sich für ein Cloud-PMS statt eines lokalen PMS entscheiden? und entdecken Sie weitere spannende Details.

2. Eine mobile App bieten

Das Vorhandensein von eine mobile App ermöglicht einen schnelleren Zugriff auf Informationen. 

Darüber hinaus ermöglicht sie auch schnelle Aktualisierungen und Änderungen von unterwegs, und sorgt zudem für ein besseres Nutzererlebnis.

3. Personalisierte Steuern und Gebühren anbieten

Fortschrittlichere Property-Management-Systeme bieten Optionen, um bestimmte Gebühren individuell anzupassen und anzuwenden basierend auf Gästewünschen, lokalen Vorschriften usw.

So können Sie Ihre Preisstruktur an spezifische Gästebedürfnisse anpassen und regionale Steuervorschriften einhalten.

4. Exzellenten Kundensupport bieten

Wenn Sie schon einmal auf Capterra oder ähnlichen Plattformen nach einem PMS gesucht haben, ist Ihnen wahrscheinlich aufgefallen, dass sich viele Beschwerden um den Kundenservice drehen oder das Fehlen davon.

Ein träger oder ineffizienter Kundenservice kann zum echten Dealbreaker werden. Laut einer Umfrage von Zendex, wechseln 73 % der Kunden nach mehreren negativen Erfahrungen zu einem Wettbewerber.

5. Eine benutzerfreundliche Oberfläche bieten

Ein intuitives PMS spart jede Menge Zeit bei der Mitarbeiterschulung und ermöglicht einen reibungslosen Wechsel zu einem neuen System. 

Je schneller Sie und Ihr Team sich mit dem System vertraut machen, desto früher können Sie es im Alltag einsetzen.

Außerdem gilt das Gleiche auch für Ihre Gäste falls Sie eine mobile App anbieten. 

6. Ein zentrales Dashboard nutzen

Sobald Sie erkennen, wie unverzichtbar ein zentrales Dashboard ist, möchten Sie nie wieder zu den alten Methoden zurückkehren.

Es zeigt Ihnen eine Echtzeit-Übersicht über alle Bereiche Ihres Betriebs, Ihrer Aufgaben, Reservierungen, Statistiken usw., alles an einem Ort.

Warum sollten Sie ein Property-Management-System nutzen?

Worauf Sie bei der Wahl des richtigen PMS für Ihr Hotel achten sollten

Obwohl PMS-Lösungen viele Vorteile bieten, haben sie auch mögliche Schwachstellen.

Achten Sie daher bei der Wahl eines PMS darauf, dass es:

✨ Bietet Funktionen, von denen Sie profitieren.

✨ Über leistungsstarke Sicherheitsmaßnahmen verfügt.

✨ Einen schnellen Kundenservice bietet.

✨ Bietet Integrationen für Sie relevant sind.

✨ Bietet eine einfache und schnelle Einarbeitung.

✨ Bietet ausreichend Anpassungsmöglichkeiten.

✨ Bietet eine reibungslose Datenmigration.

✨ Zu Ihrem Budget passt.

Fazit

Die Integration eines leistungsstarken PMS in Ihr Hotelgeschäft wird unverzichtbar, wenn Sie Folgendes anstreben:

• mehr Effizienz, 
• höhere Umsätze, 
• datengestützte Entscheidungen und 
• nahtlose Interaktionen mit Ihren Gästen. 

Allerdings viele PMS-Lösungen decken nur ein oder zwei Funktionsbereiche ab und bieten nicht das komplette Paket.

Wenn Sie also auf der Suche nach einem PMS sind, das alle Funktionen unter einem Dach vereint, haben wir die passende Lösung für Sie – OTA SYNC.

Warum sollte OTA SYNC Ihr Property-Management-System im Hotel sein?

OTA SYNC ist eine cloudbasierte All-in-One-Software für die Immobilienverwaltung die die Verwaltung von Hotels und Privatunterkünften erleichtert und automatisiert. 

Unser Hauptziel ist es, die Vorteile optimal nutzen technologische Lösungen in die Hotelbranche bringen.

Was können wir also bieten?

✅ Nahtloses Onboarding ganz ohne die Unterstützung eines Account Managers.

✅ Multi-Property-Dashboard mit dem Sie mehrere Unterkünfte über ein zentrales Dashboard verwalten und Überbuchungen vermeiden können.

✅ Flexible Steuer- und allgemeine Einstellungen die marktspezifisch sind.

✅ Schutz durch Zwei-Faktor-Authentifizierung auf Microsoft Azure.

✅ Dynamische Preisgestaltung mit der Sie Verkaufs- und Preiseinstellungen unabhängig und innerhalb vorab festgelegter Grenzen anpassen können.

✅ bidirektionale Verbindung mit OTAs, Buchungsplattformen sowie der Möglichkeit von iCAL-Links und einer offenen API.

✅ Eine benutzerfreundliche Buchungsmaschine mit der Gäste direkt Zimmer buchen, die Verfügbarkeit prüfen, Preise einsehen und mehr können.

✅ Die Lösung für das Housekeeping-Management für eine effiziente Aufgabenverteilung, Echtzeit-Updates zum Zimmerstatus und eine reibungslose Kommunikation im Housekeeping-Team.

✅ Guest App um das Gästeerlebnis mit schnellem Check-in, individuellen Empfehlungen und Sofortbenachrichtigungen unterwegs zu verbessern.

✅ OTA-SYNC-Zahlungsabwicklung, ein vollständig integriertes Zahlungsgateway, das Transaktionen sofort und sicher automatisiert.

Bereit, auf den OTA-SYNC-Zug aufzuspringen?

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