Hotel-POS-System – Alles, was Sie wissen müssen

Unternehmen in der Hotellerie müssen sich anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Erwartungen ihrer Gäste zu erfüllen. 

Ein leistungsstarkes und effizientes Hotel-POS-System ist dabei unverzichtbar. 

Egal, ob Sie über eine Investition nachdenken oder einfach mehr über die Funktionen und Vorteile erfahren möchten, wir haben die passenden Antworten für Sie.

Lesen Sie weiter, um mehr über ein Hotel-POS-System zu erfahren und wie es Ihre Abläufe automatisieren kann.

Was ist ein Hotel-POS-System?

Ein Hotel-POS-System (Kassensystem) ist eine Software, die Transaktionen vereinfacht und verwaltet in Hotels und anderen Betrieben der Hospitality-Branche, wie Restaurants, Cafés, Bars und Geschenkläden. 

So können Sie den Lagerbestand verwaltet, Gästebestellungen bearbeitet und Umsätze sowie Einnahmen im Blick behält. 

Darüber hinaus verwaltet es Gästebuchungen, Reservierungen und weitere Bereiche des Hotelbetriebs. 

Wenn ein Gast beispielsweise bestimmte Leistungen oder Annehmlichkeiten Ihres Hotels bucht, fügt das POS-System jeden Kauf automatisch der Endrechnung hinzu.

So kann der Gast beim Check-out ganz einfach alle in Anspruch genommenen Leistungen begleichen.

Zudem liefert ein POS-System wertvolle Einblicke in Verkaufsmuster und Gästepräferenzen, was Ihren Umsatz steigert.

8 zentrale Vorteile von Hotel-POS-Systemen

✨ Höhere Effizienz – Gäste können schnell und unkompliziert bestellen, und Ihr Team kann die Bestellungen effizienter bearbeiten. 

Das Ergebnis? Kürzere Wartezeiten und ein insgesamt besseres Kundenerlebnis.

✨ Präzise Bestellungen –  Hotel-POS-Systeme helfen, menschliche Fehler bei der Bestellerfassung zu vermeiden, was zu präziseren Bestellungen und zufriedeneren Gästen führt.

✨ Bestandsverwaltung – Hilft Ihnen, Lagerbestände zu überwachen und Bestellprozesse zu automatisieren, damit Restaurant oder Shop nie ohne beliebte Artikel dastehen.

✨ Berichte und Analysen – Ermöglichen die Erstellung von Berichten zu Umsatz, Lagerbestand und Personalkosten, sodass Sie fundierte Entscheidungen zu Personalplanung und Preisgestaltung treffen können.

✨ Schnellere Zahlungen – Gäste können ihre Bestellungen bequem mit verschiedenen Zahlungsmethoden begleichen, darunter Kredit- und Debitkarten, mobile Zahlungen und mehr.

✨ Mehr Sicherheit – POS-Systeme helfen, Betrug und Diebstahl vorzubeugen, indem sie Zahlungen nachverfolgen und den Cashflow überwachen.

✨ Echtzeit-Synchronisation – Synchronisiert Daten in Echtzeit über mehrere Geräte hinweg, sodass alle Mitarbeiter auf dieselben Informationen zugreifen können. 

✨ Upselling-Möglichkeiten – Ermöglicht es Ihnen, zusätzliche Produkte oder Dienstleistungen hervorzuheben, die für Ihre Gäste interessant sein könnten, was zu höheren Umsätzen und einer besseren Gästeerfahrung führt.

Die Hauptklassifizierung von POS-Systemen

Obwohl es zahlreiche Möglichkeiten gibt, POS-Systeme einzuteilen und zu kategorisieren, lassen sie sich grundsätzlich in zwei Hauptkategorien unterteilen: traditionelle Systeme, auch als Legacy-POS-Systeme oder On-Premise-Systeme bekannt, und cloudbasierte Systeme.

Traditionelle POS-Systeme speichern Daten auf einem lokalen Server, erfordern eine erhebliche Investition und sind nicht flexibel genug, um mit neuen Funktionen aktualisiert zu werden. 

Cloudbasierte Systeme hingegen nutzen Cloud-Technologie zur Speicherung und Verarbeitung von Daten und sind von überall mit Internetverbindung zugänglich.

Zudem sind sie kostengünstiger, da keine teure Hardware angeschafft werden muss. 

5 Arten von POS-Systemen nach Funktionalität

Je nach ihrer Funktionalität, lassen sich POS-Systeme auch in folgende Kategorien einteilen:

• Basis-POS-Systeme – Richten sich an kleine Unternehmen und bieten Funktionen wie Bestandsverwaltung, Umsatzverfolgung und einfache Berichte.

Sie ermöglichen es Hotelmanagern beispielsweise, Tische zu verwalten und nachzuverfolgen, welche Tische belegt sind und wie lange.

• Enterprise-POS-Systeme –  Bieten erweiterte Berichts- und Analysefunktionen und unterstützen mehrere Zahlungsarten und Währungen sowie Mehrsprachigkeit.

Betreibt ein Hotel mehrere Restaurants, Bars oder andere gastronomische Outlets, kann es diesen POS-Typ nutzen, um alles von einer einzigen Plattform aus verwalten, einschließlich Menüverwaltung, Bestellabwicklung und mehr.

• Integrierte POS-Systeme – Ermöglichen Integrationen mit anderer Business-Software wie Buchhaltungs- oder CRM-Tools und liefern so umfassendere Einblicke in den Geschäftsbetrieb.

Bestellt ein Gast beispielsweise eine bestimmte Weinsorte, kann das Hotel diese Information nutzen, um ihm künftig ähnliche Weine zu empfehlen.

• Mobile POS-Systeme – Ermöglichen Transaktionen auf mobilen Geräten wie Tablets und Smartphones.

Stellen Sie sich vor, Ihre Gäste sitzen am Pool und möchten etwas trinken. 

Mit mobilem POS müssen sie dafür nicht ins Restaurant oder an die Bar gehen, denn das Personal kann Bestellungen entgegennehmen und Zahlungen abzuwickeln direkt vor Ort abwickeln.

• Self-Service-Kioske – Ermöglichen es Gästen, ihre Bestellungen selbst aufzugeben und ihre Einkäufe zu bezahlen, ganz ohne Unterstützung durch eine Kassierkraft.

Darüber hinaus können Sie sie für den Check-in und Check-out von Gästen nutzen, sodass Gäste die Rezeption umgehen und diese Vorgänge eigenständig erledigen können. 

Außerdem lassen sie sich in stark frequentierten Bereichen wie Hotellobbys aufstellen, um informative Inhalte wie Karten, Hotelausstattung oder Veranstaltungspläne anzuzeigen. 

9 unverzichtbare Funktionen eines Hotel-POS-Systems

Da POS-Systeme in vielen Formen und Größen erhältlich sind, sollten Sie genau prüfen, welche Funktionen und Möglichkeiten Ihr Hotel wirklich benötigt.

Neben Grundfunktionen wie Abrechnung und Rechnungsstellung gibt es weitere Funktionen auf die Sie achten sollten.

1. Einfache Implementierung und Nutzung 

Der ganze Sinn eines POS-Systems besteht darin, bestimmte Aufgaben und Prozesse zu automatisieren. Deshalb sollte Ihr POS-System einfach zu implementieren sein, damit die Schulung des Personals nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt. 

Zudem sollte es intuitiv und benutzerfreundlich sein, damit Ihr Personal und Ihre Gäste es problemlos nutzen können.

2. Bestandsverwaltung

Ein gutes POS-System sollte es Ihnen ermöglichen, den Lagerbestand zu überwachen für Menüpunkte und andere Produkte, sodass Nachbestellungen und Auffüllungen bei Bedarf einfacher werden.

So vermeiden Sie, dass ein Produkt ausgeht.

3. Zahlungsabwicklung

Das POS-System sollte unterstützen eine Vielzahl von Zahlungsmethoden, darunter Kredit- und Debitkarten, mobile Zahlungen und Geschenkgutscheine.

Fortschrittlichere POS-Systeme ermöglichen zudem das Verwalten und Aufteilen von Rechnungen. 

Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn eine Gruppe von Gästen gemeinsam isst und die Rechnung teilen möchte, oder wenn sich zwei Personen ein Zimmer teilen, eine davon aber früher auscheckt und nur ihren Anteil bezahlen will.

? Profi-Tipp:

OTA Payments ist ein vollständig integriertes Zahlungsgateway, das dank Automatisierung Transaktionen mit nur einem Klick sofort verarbeitet. 

Es verbindet sich mit allen wichtigen Zahlungsgateways, sodass Sie Online-Zahlungen Ihrer Gäste annehmen können in mehreren Währungen und über verschiedene Kanäle, ob online, vor Ort oder mobil.

4. Sicherheitsmaßnahmen

Da ein POS-System mit hochsensiblen Gästedaten arbeitet, sollten Sie unbedingt auf dessen Sicherheitsmaßnahmen achten, um das Risiko von Betrug, Diebstahl usw. zu vermeiden. 

Prüfen Sie daher die Authentifizierungsmöglichkeiten, die Verschlüsselung und ob regelmäßige Software-Updates erfolgen.

? Profi-Tipp:

OTA SYNC ist eine PCI-DSS- und PSD2-konform und schützt Ihr Unternehmen mit 3D-Secure-Authentifizierung für alle Online-Transaktionen vor Kartenzahlungsbetrug.

Außerdem sollten Sie die 256-Bit-SSL-Verschlüsselung überträgt alle Daten sicher, und zusätzliche Tokenisierung sorgt dafür, dass OTA SYNC Ihre Rohdaten gar nicht erst speichert.

5. Treueprogramme

Sie sollten Ihr POS-System mit Treueprogrammen kombinieren können, um Stammkunden mit Prämien und Rabatten zu belohnen und ihre Treue zu stärken.

Sie könnten beispielsweise späte Check-ins und Check-outs, eine kostenlose zusätzliche Nacht, ein kostenloses Zimmer-Upgrade oder kostenlosen Zimmerservice anbieten. 

So schaffen Sie einen kundenorientierten Ansatz, animieren Gäste zu höheren Ausgaben und stärken gleichzeitig deren Treue.

6. Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Mit einer CRM-Funktion können Sie Kundendaten speichern und per E-Mail oder anderen Nachrichtensystemen mit Ihren Gästen kommunizieren.

Darüber hinaus kann der Zugriff auf solche Daten dazu beitragen, das Gästeerlebnis zu personalisieren und Ihre Marketingkampagnen gezielter und damit effizienter zu gestalten.

? Profi-Tipp:

Dank der automatisierten Nachrichtenfunktion können Sie mit OTA SYNC automatische E-Mails nach der Buchung, vor der Anreise, nach der Abreise sowie Geburtstagsgrüße versenden.

Außerdem können Sie mit Promotion- und Rabattcodes „Danke“ sagen oder neue Gäste mit attraktiven Angeboten gewinnen.

7. Mobiles POS-System

Mobile POS-Systeme machen ein stationäres Terminal überflüssig und ermöglichen es Ihrem Personal, Gäste von überall im Hotel aus zu bedienen.

Zudem können Sie den Bedarf an teurer Hardware reduzieren.

? Profi-Tipp:

OTA SYNC bietet eine praktische mobile App die iOS und Android unterstützt und es Ihrem Personal sowie Ihren Gästen ermöglicht, Aufgaben, Anfragen und Transaktionen von unterwegs zu erledigen.

8. Reporting und Analytics

POS-Systeme sollten in der Lage sein, detaillierte Berichte zu Umsätzen, Lagerbestand und weiteren wichtige Kennzahlen zu erstellen, damit Sie fundierte Entscheidungen zu Betrieb und Strategie treffen können.

9. Integrationen

Es ist entscheidend, dass ein Hotel-POS über Integrationsmöglichkeiten verfügt, da es dadurch mit anderen Systemen zusammenarbeiten kann, um die Funktionalität zu erweitern und verschiedene Hotelabläufe zu optimieren.

So können Sie Ihr POS mit verschiedenen Buchhaltungs-, CRM- und anderen Plattformen verbinden. 

Eine der wichtigsten Integrationen ist jedoch die mit Hotel-Property-Management-Systemen (PMS) da sie eine nahtlose Integration von Kundendaten und Transaktionen ermöglicht.

? Profi-Tipp:

Neben Integrationen mit verschiedenen OTAs, CRMs, Automatisierungssoftware und mehr bietet OTA SYNC auch Integrationen mit:

• Mehreren Zahlungssystemen, wie zum Beispiel Stripe, PayPal, FlutterWave usw.
• POS-Systemen, wie Octopos, eBar, Allegra, Aria usw.

Worin unterscheiden sich ein PMS und ein POS?

Ein PMS und ein POS sind zwei unterschiedliche Softwarearten in der Hotellerie. 

Beide Systeme sind zwar entscheidend für die Verwaltung des Hotelbetriebs, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke und Funktionen.

Ein PMS verwaltet Reservierungen, Buchungen, Rezeptionsabläufe, Housekeeping und Buchhaltung. 

Es dient somit als zentrales Verwaltungssystem für Hotels, mit dem Sie Gästedaten, Zimmerpreise, Housekeeping-Zeitpläne und mehr verwalten.

Darüber hinaus hilft es Ihnen, den Kundenservice zu verbessern, die Betriebseffizienz zu steigern und Buchhaltungsprozesse wie Abrechnungen zu verwalten sowie Revenue Management.

Ein POS-Systemverwaltet hingegen die Transaktionen, die in verschiedenen Hotelabteilungen anfallen. 

Üblicherweise setzen Sie ein POS-System in Restaurants, Bars, Geschenkläden und anderen Bereichen ein, in denen Kunden Einkäufe tätigen. 

Damit kann Ihr Personal Bestellungen abwickeln, den Lagerbestand verwalten und Zahlungen nachverfolgen. 

Außerdem hilft es Ihnen, die Abläufe in Ihrem Hotel zu optimieren, die Bestellgenauigkeit zu verbessern und ein besseres Kundenerlebnis zu bieten.

PMS- und POS-Systeme erfüllen zwar unterschiedliche Funktionen, lassen sich aber miteinander integrieren, um Daten auszutauschen und einen vollständigeren Überblick über den Hotelbetrieb zu erhalten.

Bonus: Die 4 besten Hotel-POS-Systeme

Als besonderes Extra stellen wir Ihnen die 4 besten Hotel-POS-Systeme vor, die sich in Funktionsumfang und Implementierung unterscheiden:

1. OTA SYNC – Eine All-in-One-Lösung cloudbasiertes PMS die den täglichen Hotelbetrieb, die Abrechnung und die Rechnungsstellung zentralisiert.

Zwar handelt es sich nicht um ein POS-System, doch es bietet Integrationen mit verschiedenen POS-Systemen, ERP-Lösungen und Reporting-Tools, um einen umfassenden Überblick der Hotelleistung zu liefern.

2. Invu POS – Ein cloudbasiertes System für Unternehmen im Gastgewerbe und der Gastronomie, wie Restaurants, Cafés und Bars. 

Es bietet Funktionen wie Tischverwaltung, Bestandsverfolgung, Echtzeit-Reporting, Kundenverwaltung und Mitarbeiterverwaltung.

3. Lightspeed – Eine cloudbasierte POS- und E-Commerce-Plattform für Einzelhandels- und Gastgewerbeunternehmen. 

Sie bietet eine umfassende Unternehmensverwaltungslösung, einschließlich Bestandsverwaltung, CRM, Buchhaltung und Analysen.

4. Square POS – Ein Zahlungsabwicklungs- und mobiles Kartenlesesystem für kleine Unternehmen. 

Es bietet eine Vielzahl an Funktionen zur Verwaltung von Verkäufen, Beständen und Kundeninformationen.

Fazit

Ein Hotel-POS-System ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen in der Hotelbranche, mit dem Sie Folgendes tun können:

• Abläufe optimieren, 
• Den Lagerbestand verwalten und 
• das Kundenerlebnis verbessern. 

Bei der Wahl eines Hotel-POS-Systems sollten Sie unbedingt Ihre individuellen Geschäftsanforderungen, das Kundenverhalten, die Sicherheit und die notwendigen Integrationsmöglichkeiten berücksichtigen.

Und falls Sie noch auf der Suche nach einer zuverlässigen Lösung sind, empfehlen wir OTA SYNC. ?

Wie lässt sich ein Hotel-POS-System mit dem OTA SYNC PMS kombinieren?

OTA SYNC ist eine umfassende PMS-Lösung, die den täglichen Betrieb sowie sich wiederholende und lästige Aufgaben optimiert.

Neben den Standard-PMS-Funktionen wie Channel Manager und Buchungssystemermöglicht OTA SYNC die Anbindung an verschiedene POS-Systeme, um alltägliche Abläufe zu automatisieren und Ihre Reichweite zu vergrößern. So können Sie:

? Rechnungen erstellen in nur 2 Klicks, da das System alle Informationen automatisch übernimmt. Sie müssen lediglich den Status auswählen und bei Bedarf zusätzliche Leistungen hinzufügen.

? Führen Sie erweiterte Rechnungsvorgänge durch und teilen und kombinieren Sie diese nach Artikel, Zimmer, Gast, Betrag usw.

? Nutzen Sie die Fiskalisierung und profitieren Sie von der automatisierten Kommunikation mit Finanzbehörden und digitalen Fiskalgeräten.

? Erhalten Sie eine Übersicht der Kassenführung zu Beginn und Ende jedes Tages und behalten Sie Umsätze, Einzahlungen, Auszahlungen und mehr im Blick.

? Verfolgen Sie alle Ausgaben in Ihrer Unterkunft, damit Sie stets Ihren tatsächlichen Nettoumsatz kennen.

? Greifen Sie auf Premium-Funktionen zu, wie die SPA- und Wellness-Verwaltungslösung, mit der Sie Termine planen, Kunden verwalten und Ressourcen zuweisen können.

? Ganz einfach Legen Sie unterschiedliche Steuersätze fest passend zu verschiedenen Märkten.

Und noch viel mehr.

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