So senken Sie die Betriebskosten Ihres Hotels

Ein effizientes Management der Hotelbetriebskosten erfordert Balanceakte auf vielen Ebenen, denn Kostensenkung und Gewinnmaximierung müssen stets in Einklang gebracht werden.

Vielleicht fragen Sie sich auch, wie Sie Kosten senken können, ohne dabei die Gästezufriedenheit und das Gästeerlebnis. 

zu beeinträchtigen. Genau hier setzen wir an: Wir haben 7 praxisnahe Ideen zusammengestellt, wie Sie die Betriebskosten Ihres Hotels senken können ohne Kompromisse beim Gästeerlebnis einzugehen.

Los geht’s!

Was sind Hotelbetriebskosten?

Hotelbetriebskosten umfassen verschiedene Bereiche des Hotelbetriebs, darunter:

• Personal, 
• Nebenkosten, 
• Wartung, 
• Housekeeping, 
• Gästeservice, 
• Marketing und 
• Verwaltungskosten.

Diese Kosten sind unerlässlich, um die Immobilie instand zu halten, den Gästeservice zu gewährleisten und Umsatz zu generieren.

Welche Arten von Hotelbetriebskosten gibt es?

Bei Hotelbetriebskosten wird grundsätzlich zwischen zwei Arten unterschieden: fixe und variable Kosten.

Fixkosten sind Kosten, die sich unabhängig von Umsatzschwankungen, der Auslastungund Ähnlichem nicht verändern.

Dazu zählen unter anderem:

• Miete oder Hypothek
• Gehälter und Zusatzleistungen
• Gebäudeversicherung und Steuern
• Abschreibungen
• Nebenkosten
• Regelmäßige Wartung fest installierter Geräte, Systeme und Infrastruktur, wie Aufzüge, Klimaanlagen und Brandschutzeinrichtungen. 

Andererseits ist variable Kosten verändern sich je nach Auslastungsgrad und steigen oder sinken mit der Belegungsrate.

Zu den variablen Kosten zählen unter anderem:

• Speisen und Getränke
• Reinigungsmaterial
• Personalkosten für Stunden- und Teilzeitkräfte
• Werbekosten, Marketingausgaben und Werbekampagnen.

Um die Betriebskosten eines Hotels effektiv zu steuern, müssen beide Kostenarten in Ihre Strategien zur Kostenkontrolle einbezogen werden.

Wie Sie Hotelbetriebskosten auf 7 wirksame Arten senken können

1. Setzen Sie auf eine leistungsstarke Hotelmanagement-Software (HMS)

Hotelmanagement-Software vereinfacht und optimiert zahlreiche Bereiche des Hotelbetriebs, darunter:

• Reservierungen, 
• Gästeservice, 
• Rezeptionsverwaltung, 
• Housekeeping, 
• Abrechnung und 
• Berichterstattung.

Daher ist eine HMS von unschätzbarem Wert wenn es darum geht, Routineaufgaben zu automatisieren wie Reservierungen, Check-ins und Check-outs.

Darüber hinaus ermöglichen die Funktionen zur Bestandsverfolgung der Software eine bessere Kontrolle über Vorräte, Ausstattung und Geräte. 

Das minimiert Verschwendung, beugt Lieferengpässen vor und sorgt für eine kosteneffiziente Bestandsverwaltung.

Wenn Sie die Effizienz, Automatisierung und analytischen Fähigkeiten der HMS, können Sie Ihre Abläufe optimieren und letztlich Kosten senken.

? Profi-Tipp:

OTA SYNC ist eine umfassende Hotelmanagement-Lösung die den täglichen Hotelbetrieb optimiert, ohne die Zufriedenheit der Gäste zu beeinträchtigen.

Mit unseren Funktionen und Tools können Sie:

? Zugreifen auf ein zentralisiertes Reservierungssystem um Zimmerverfügbarkeit, Preise, Gästepräferenzen und Sonderwünsche zu überwachen. 

? Optimieren Sie Check-in- und Check-out-Prozesse und verwalten Sie Gästeprofile und Präferenzen mühelos und fehlerfrei.

? Bieten Sie eine benutzerfreundliche Oberfläche für die Rezeption, um auf Gästeinformationen, Zimmerstatus und Zahlungsdetails zuzugreifen.

? Koordinieren Sie Reinigungspläne, verfolgen Sie den Reinigungsstatus der Zimmer, Wartungsaufgaben und mehr.

? Erstellen und verarbeiten Sie Gästerechnungen, erfassen Sie Zahlungen, verwalten Sie Folios und bearbeiten Sie Abrechnungsanfragen mit integrierten Rechnungsfunktionen.

? Automatisieren Sie Finanzberichte, verfolgen Sie Umsatzströme, analysieren Sie Leistungskennzahlen und erstellen Sie individuell anpassbare Berichte.

So helfen Ihnen die fortschrittlichen Lösungen von OTA SYNC dabei, Ihr Hotel effizienter zu führen, denn Sie können fundierte Entscheidungen treffen und kosteneffiziente Strategien entwickeln.

2. Schulen Sie Ihr Personal bereichsübergreifend 

Personalkosten machen die Hälfte der Betriebskosten. 

Es ist wichtig, den Personalbedarf für eine bestimmte Aufgabe im Voraus einzuschätzen, denn zu wenig Personal kann sowohl bei Gästen als auch bei Mitarbeitern zu größerer Unzufriedenheit führen.

Wenn Sie Ihr Personal jedoch bereichsübergreifend schulen, müssen Sie im Krankheitsfall eines Kollegen keine zusätzlichen Mitarbeiter einstellen.

Außerdem können Ihre Mitarbeiter neue Fähigkeiten erlernen, was für sie von Vorteil ist. Es ist in der Regel sinnvoll, Rollen und Funktionen zu kombinieren, die sich ähneln und bei denen der Übergang nicht zu groß ist.

Achten Sie jedoch darauf, Ihr Personal nicht zu überlasten, da es dadurch weniger effektiv arbeiten würde.

Wenn Sie zum Beispiel die OTA SYNC Lösung, verläuft die Umstellung für Ihr Team reibungslos und unkompliziert, da alle Funktionen über ein einziges Dashboard.

zugänglich sind. Dadurch lässt sich Ihr Personal ganz einfach für mehrere Rollen schulen, denn alles läuft automatisiert ab und erfordert kaum bis gar keinen Implementierungsaufwand.

3. Überdenken Sie Ihre Marketingstrategie

Marketing ist ein wesentlicher Faktor für die Vermarktung Ihres Hotels, doch ohne gründliche Marktforschung riskieren Sie, Geld zu verschwenden.

Es lohnt sich, Ihre aktuelle Marketingstrategie regelmäßig zu überprüfen und zu sehen, welche Marketingkanäle tatsächlich Umsatz bringen und welche nicht.

Analysieren Sie Ihren Zielmarkt, Ihre Mitbewerber und Ihre Leistung, und messen Sie Ihren Return on Investment (ROI).

So gewinnen Sie wertvolle Einblicke in mögliche Schwächen und Risiken, aber auch in Ihre Stärken und Chancen.

Nur mit einem datenbasierten Ansatz können Sie Ihre Marketingstrategie gezielt und effektiv anpassen und weiterentwickeln.

Zudem können Sie durch das Sammeln und Auswerten von Gästedaten aus verschiedenen Quellen maßgeschneiderte Kampagnen erstellen und genau Ihre Zielgruppe erreichen.

4 gezielte Marketingkampagnen, die Sie ausprobieren sollten

• Personalisierte Belohnungen wie Rabatte, kostenlose Zimmer-Upgrades, spezielle Pakete und mehr
• Besser zugeschnittene E-Mail-Marketing-Kampagnen denn Sie wissen genau, was Ihre Gäste basierend auf ihrer Buchungshistorie, ihren Vorlieben und Interessen zur Buchung bewegt.
• Versenden Sie automatisierte Umfragen nach dem Aufenthalt, um die Stimmung Ihrer Gäste zu erfassen und Verbesserungspotenzial für mehr Gästezufriedenheit zu erkennen.
•  Bieten Sie personalisierte Upsell- und Cross-Sell-Möglichkeiten und ermöglichen Sie Ihren Gästen, zusätzliche Leistungen, kuratierte Pakete, zeitlich begrenzte Angebote und mehr zu buchen.

? Profi-Tipp:

Wussten Sie schon, dass Sie mit OTA SYNC zusätzliche Leistungen per Upselling oder Cross-Selling anbieten sowie Sonderaktionen, Rabatte, Promo-Codes und mehr erstellen können?

Sie können zum Beispiel Aktions- und Rabattcodes nutzen, um „Danke“ zu sagen oder mit attraktiven Angeboten neue Gäste zu gewinnen.

Darüber hinaus lässt sich unsere Software mit verschiedenen CRM-Systemen integrieren, wodurch dank der Erfassung und Speicherung von Gästedaten aus allen Vertriebskanälen noch individuellere Angebote möglich werden.

4. Setzen Sie auf vorbeugende Wartung

Vorbeugende Wartung bedeutet im Grunde, dass Sie sich um Geräte, Systeme und mehr in Ihrem Hotel kümmern sollten, bevor sie ausfallen.

Reparaturen sind in der Regel teurer als regelmäßige Wartung und können sich negativ auf das Erlebnis und die Zufriedenheit Ihrer Gäste auswirken.

Auch wenn man dabei nicht sofort daran denkt, regelmäßige Reinigung ist ebenfalls ein wesentlicher Bestandteil der Instandhaltung Ihrer Immobilie und trägt dazu bei, den Verschleiß der Einrichtungen zu minimieren.

? Profi-Tipp:

Unsere Die Lösung für das Housekeeping-Management bietet eine zentrale Plattform für:

? Effiziente Aufgabenzuweisung, 

? Echtzeit-Updates zum Zimmerstatus und 

? Nahtlose Kommunikation zwischen den Reinigungskräften. 

Sie bietet Funktionen wie automatisierte Reinigungspläne, Bestandsverfolgung und Wartungswarnungen, um eine pünktliche Zimmerübergabe sicherzustellen.

5. Setzen Sie auf Nachhaltigkeit

Nachhaltiges Handeln führt letztlich vor allem zu geringeren Energie- und Stromkosten.

Je nach aktuellem Budget und Ihren Vorlieben können Sie schon mit kleinen Maßnahmen beginnen, zum Beispiel:

• Gäste verwenden während ihres Aufenthalts dieselben Handtücher weiter, anstatt sie täglich zu wechseln.
• Energiesparlampen, die zudem langlebiger sind.

Oder Sie entscheiden sich für größere Investitionen und installieren Belegungssensoren die das Licht automatisch ausschalten, sobald Gäste ihr Zimmer verlassen.

Außerdem können Sie auf Solarenergie setzen und beispielsweise Solarpanels zur Beheizung von Pools installieren.

6. Wenig genutzte Flächen zu Geld machen

Mit etwas Kreativität und Inspiration verwandeln Sie wenig genutzte Bereiche Ihres Hotels in echte Umsatzbringer.

Ungenutzt kosten diese Flächen nur Geld und verursachen zusätzlichen Wartungsaufwand.

Das lässt sich jedoch ändern.

6 heiße Ideen, um wenig genutzte Flächen zu verwandeln

• Verwandeln Sie wenig genutzte Flächen in vielseitige Veranstaltungsräume für Meetings, Konferenzen, Workshops, Hochzeiten, private Feiern und andere Veranstaltungen.

• Verwandeln Sie diese Bereiche in Co-Working-Spaces oder Business-Center mit Arbeitsplätzen, schnellem Internet, Druckmöglichkeiten und Besprechungsräumen.

• Richten Sie temporäre Pop-up-Shops oder Verkaufsflächen ein, um lokale Handwerksprodukte, Souvenirs, Merchandise oder thematische Kollektionen zu präsentieren.
• Verwandeln Sie ungenutzte Flächen in Wellness- und Fitnessbereiche, etwa Yogastudios, Meditationsräume, Fitnesscenter oder Spa-Einrichtungen.
• Nutzen Sie Außenbereiche, Gärten, Innenhöfe oder Dachterrassen für Cocktailbars, gesellschaftliche Events, Live-Musik, Sonnenuntergänge oder besondere kulinarische Erlebnisse.
• Präsentieren Sie Kunstausstellungen, kulturelle Präsentationen, Fotogalerien oder wechselnde Kunstinstallationen, um Gäste zu begeistern, lokale Künstler zu unterstützen und das Ambiente Ihres Hotels aufzuwerten.

Innovationsgeist kann Ihre Einnahmequellen diversifizieren, das Gästeerlebnis verbessern, neue Zielgruppen anziehen und Ihr Hotel im umkämpften Hospitality-Markt hervorheben.

? Profi-Tipp:

? Das Premium-Banquet-&-Event-Management von OTA SYNC Premium-Banquet-&-Event-Management Funktion ermöglicht es Ihnen, durch die Vermietung Ihrer Immobilienflächen zusätzliche Einnahmen zu erzielen.

Sie erleichtert die effiziente Koordination von Aufgaben wie Location-Buchungen, Terminplanung, Catering-Organisation und Gästeverwaltung. 

Die Software bietet Funktionen zur Verfolgung von Veranstaltungsdetails, zur Verwaltung von Reservierungen und zur Erstellung von Rechnungen, um die organisatorische Effizienz zu steigern.

? Eine weitere Premium-Funktion, SPA- und Wellnessmanagement, steigert die Effizienz von Spas, Wellnesscentern und Fitnesseinrichtungen.

So können Sie Buchungen überwachen für den SPA-Bereich Ihrer Immobilie und dabei zwischen verschiedenen Ansichten wählen, entweder nach SPA-Aktivität oder nach zuständiger Person. 

7. Kontrolle über Speisen und Getränke

Der Bereich Speisen und Getränke ist einer der Bereiche, in denen Sie Ihre Betriebskosten erheblich senken können. 

Die Hotelbranche produziert 79.000 Tonnen Lebensmittelabfälle pro Jahr, wodurch das Küchenabfallbudget bis zu 20 % ausmachen kann.

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage: Wie lassen sich Kosten senken?

✨ Behalten Sie im Blick wie viele Speisen und Getränke Ihre Gäste im Durchschnitt konsumieren, und erwägen Sie, die Portionsgrößen zu reduzieren, wenn die Teller eher voll als leer zurückkommen.

✨ Erstellen Sie Menüs, bei denen Sie dieselben Zutaten verwenden können.

✨ Lagern Sie Zutaten richtig damit sie nicht verderben.

Fazit

Mit etwas sorgfältigerer Planung und Analyse sollte es nicht allzu schwer sein, die Betriebskosten Ihres Hotels zu senken.

Dennoch kann es überwältigend, zeitaufwendig und fehleranfällig sein, alle Bereiche getrennt voneinander zu verwalten. 

Das kann sich nicht nur auf Ihre Finanzen, sondern auch auf das Gästeerlebnis auswirken. 

Zum Glück Hotelverwaltungssoftware ist ein echter Problemlöser, der Ihnen hilft, alle Abläufe zu steuern und zu automatisieren von einem einzigen Ort aus.

Warum also nicht gleich mit OTA SYNC starten?

OTA SYNC ist eine All-in-One-Hotelmanagement-Software das Ihnen hilft:

? Die täglichen Abläufe Ihres Hotels zu optimieren und zu automatisieren

? Gästeprofile, Vorlieben, Aufenthaltshistorie und Feedback zu pflegen, um Gästeerlebnisse zu personalisieren und Ihre Services auf individuelle Bedürfnisse zuzuschneiden.

? Umzusetzen Gästeloyalitätsprogramme, Gästefeedback zu verfolgen, automatisierte Gästekommunikationeinzurichten und die Kundenbeziehungen zu stärken, um Stammgäste zu gewinnen und die Gästebindung zu erhöhen.

? Automatisieren Sie die Bestandsverfolgung, um Engpässe zu vermeiden und Kosten für Vorräte und Anlagen zu kontrollieren.

? Sofort Zahlungen abzuwickeln in mehreren Währungen über unser integriertes Zahlungsgateway

? Erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die finanzielle Lage und Leistungskennzahlen Ihres Hotels durch detaillierte Umsatz-, Finanz- und Hotelberichte.

Unterstützt durch die Booking Engine und Channel Manager, die Ihre Sichtbarkeit erhöht und Ihre Reichweite über OTA-Kanäle und Ihre Website ausweitet, ist OTA SYNC ein leistungsstarkes Tool, das alle Aspekte vor, während und nach dem Aufenthalt in Ihrem Betrieb abdeckt.

Bereit, OTA SYNC auszuprobieren?

Testen Sie OTA SYNC kostenlos und den Hotelbetrieb effizient zu steuern, während Sie Ihren Gästen einen außergewöhnlichen Service bieten.

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