9 Funktionen eines Property Management Systems für die richtige Wahl

Wenn es um die Funktionen eines Property-Management-System (PMS) geht, gibt es einige wichtige Punkte zu beachten. 

Ein gutes PMS ist genauso wichtig wie ein hervorragendes Team, das Ihren Betrieb leitet. 

Es ist entscheidend für die Verwaltung von Reservierungen, Check-ins und Housekeeping-Aufgaben sowie für die Optimierung von Aktivitäten, die Umsatz und Zimmerpreise steigern. 

Jeder Hotelier träumt davon, sämtliche Arbeitsabläufe zu optimieren, das Team effizienter zu machen und den Umsatz zu steigern. 

Wenn Sie wissen, welche Funktionen Sie benötigen, können Sie Technologie gezielt zu Ihrem Vorteil nutzen.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen einige Schlüsselfunktionen vor, damit Sie wissen, was Ihre Software bieten sollte, um das richtige PMS für Ihr Unternehmen auszuwählen.

Legen wir los!

Wie kann ein PMS-System Ihrem Unternehmen helfen?

Ein Property Management System (PMS) ist eine Software, die Ihnen hilft, die täglichen Aufgaben Ihres Beherbergungsbetriebs zu organisieren, zu planen und zu verwalten. 

Je nach Software kann es Reservierungen, Front- und Backoffice-Aufgaben, Channel- und Revenue-Management, Gästekommunikation, Instandhaltung, Housekeeping und vieles mehr abwickeln.

PMS-Software wurde traditionell von Hotels genutzt, wird heute aber von verschiedensten Unterkunftsarten eingesetzt, darunter:

• Hotels
• Hostels
• Apartments
• Villen
• Ferienhäuser und Ferienwohnungen
• Dauer- und Wohnimmobilien
• Studentenwohnheime usw.

Ihre Softwareanforderungen hängen davon ab, welche Art von Unterkunft Sie verwalten. 

Viele PMS-Systeme ermöglichen es Ihnen, die Module und Funktionen auszuwählen, die am besten zur Größe und Art Ihrer Unterkunft passen.

Die Frage ist: Welche Module und Funktionen sind für Sie die besten?

Werfen wir einen genaueren Blick auf die wichtigsten Merkmale und Funktionen eines Property Management Systems.

9 Funktionen eines guten Property Management Systems

1. Reservierungsverwaltung

Die Verwaltung von Reservierungen ist ein zentraler Bestandteil eines Property Management Systems (PMS), denn die Vermeidung von Überbuchungen ist entscheidend, damit Ihr Betrieb reibungslos läuft. 

Ein gutes Property Management System (PMS) ermöglicht es Ihnen, Gästebuchungen online abzuwickeln. 

Sie sollten Online-Buchungen problemlos verwalten, Reservierungsdetails und Sonderwünsche im Blick behalten und die Zimmerverfügbarkeit prüfen können.

Achten Sie bei der Auswahl eines PMS auf Folgendes: 

• Ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu automatisieren und Reservierungen von jedem Gerät aus zu verwalten, denn moderne Hotelmanager sind oft unterwegs. 
• Es bietet ein durchdachtes Design, sodass Sie Reservierungen anhand verschiedener Kriterien einfach einsehen und durchsuchen können, ohne wichtige Details zu übersehen. 
• Stellen Sie bei Gruppenbuchungen sicher, dass das System große Gruppen zuverlässig verwalten kann, einschließlich Zimmerkontingenten, dem Versenden von Buchungslinks und der effektiven Abrechnung.

Profi-Tipp:

Mit der OTA Sync Property Managementkönnen Sie Ihren täglichen Betrieb ganz einfach von einem Ort aus steuern.

Mit unserem Multi-Property-Dashboard können Sie ganz einfach mehrere Unterkünfte verwalten über ein zentrales Dashboard.

Egal ob Sie Hotels, Hostels, Villen, Ferienwohnungen oder andere Unterkünfte betreiben, das Dashboard zeigt Ihnen alle Ihre Immobilien sowie zusätzliche Buchungsinformationen auf einen Blick.

2. Online-Buchungsmaschine

Die Wahl einer PMS-Software mit einer Buchungsmaschine ohne Kommissionsgebühren kann entscheidend für das Wachstum Ihres Hotels sein. 

Sie vereinfacht den Buchungsprozess und hilft Ihnen dabei, mehr Direktbuchungen zu gewinnen und die Abhängigkeit von OTAs zu verringern. 

So haben Hotels mehr Kontrolle über ihr Inventar und ihre Preisgestaltung.

Außerdem erleichtert sie den Buchungsprozess, verringert die Abhängigkeit von Online-Reisebüros (OTAs) und steigert nicht nur den Umsatz indem sie Vermittlungsgebühren vermeidet.

Mit einem PMS inklusive Buchungsmaschine werden Integrationsprobleme minimiert. 

Achten Sie darauf, dass sich die Buchungsmaschine reibungslos in Ihre Website und sozialen Medien integrieren lässt, mit Fokus auf schnelle Ladezeiten und Benutzerfreundlichkeit, besonders auf mobilen Geräten.

Profi-Tipp:

Mit der OTA Sync Booking Enginekönnen Sie Ihren Gästen Live-Verfügbarkeit und Preise sowie Sonderangebote anzeigen, um mehr Direktbuchungen auf Ihrer Website zu erzielen.

Verbinden Sie sie einfach mit Ihrer Website, legen Sie Ihr Angebot und die gewünschten Informationen fest, und schon kann es losgehen.

3. Channel-Management

Eine großartige PMS-Funktion, die Ihr Geschäft voranbringen kann, ermöglicht es Ihnen, Ihr Inventar über verschiedene Online-Vertriebskanäle zu teilen und Informationen in Echtzeit mit Ihrem PMS zu synchronisieren. 

Ein Channel-Manager hilft Ihnen, Ihre Online-Sichtbarkeit zu erhöhen und und mehr Buchungen zu erzielen und Gewinn. 

Egal, ob Sie Verfügbarkeiten aktualisieren oder Preise ändern möchten, Sie erledigen alles direkt in Ihrem PMS, und die Änderungen werden automatisch auf allen Buchungskanälen übernommen. 

Das Beste daran: Neue Online-Buchungen laufen direkt in Ihrem PMS auf, sodass Sie stets die volle Kontrolle über Ihre Auslastung behalten und bei Bedarf schnell reagieren können. 

Achten Sie auf einen Channel Manager mit stabilen bidirektionalen Verbindungen zu den wichtigsten Online-Reisebüros (OTAs) wie Airbnb, Booking, Expedia, GDS-Anbietern und weiteren.

Profi-Tipp:

Mit OTA Sync Channel-Manager können Sie alle Ihre Angebote ganz einfach zentral verwalten.

Verbinden und synchronisieren Sie einfach Ihre OTA-Kanäle, und schon kann es losgehen.

4. Zahlungsabwicklung

Wenn ein PMS, das Sie in Betracht ziehen, über keinen Zahlungsdienstleister oder kein Zahlungsgateway verfügt, das verschiedene Kreditkarten akzeptiert oder sich mit einem Kassensystem (POS) verbinden lässt, müssen Sie Zahlungen manuell abwickeln. 

Dazu gehören Aufgaben wie Berichtserstellung, Abgleiche und die Verwaltung von Rückbuchungen, die bei manueller Erledigung nicht nur fehleranfälliger sind, sondern auch deutlich mehr Aufwand bedeuten.

Ein integrierter Zahlungsdienstleister in Ihrem PMS erleichtert Gästezahlungen und Buchhaltung und sorgt gleichzeitig für präzisere Berichte. 

So können Sie unnötige Aufgaben abbauen und sich auf das konzentrieren, was Sie am besten können: Ihr Geschäft führen und den Service für Ihre Gäste verbessern.

Profi-Tipp:

Mit OTA Payments, einem vollständig integrierten Zahlungsgateway, können Sie Zahlungen automatisiert und mit nur einem Klick sofort verarbeiten.

Wenn Ihre künftigen Gäste eine Reservierung vornehmen, können sie Unterkunftskosten und weitere Gebühren wie Steuern und Zusatzleistungen einfach und zuverlässig bezahlen.

5. Housekeeping- und Wartungsmanagement

Wenn ein Property-Management-System eine Housekeeping-Funktion enthält, werden Aufgaben wie die Zuweisung der Zimmerreinigung an das passende Personal und die Aktualisierung des Zimmerstatus deutlich einfacher. 

Ein Housekeeping-Bericht ist Teil dieser Funktion. 

Er stellt sicher, dass Hotelzimmer stets ausreichend mit Pflegeprodukten, Seife, Shampoo und sauberen Handtüchern ausgestattet sind. 

Diese Funktion ermöglicht es dem Housekeeping-Team, den Zimmerstatus effizient zu verwalten und sicherzustellen, dass Gäste alle nötigen Badartikel vorfinden.

Mit dem OTA Sync PMS können Sie Mitarbeitern gezielt bestimmte Zimmer zur Reinigung zuweisen. 

Erstellen Sie einfach einen Wartungsbericht mit allem, was geändert oder gereinigt werden muss, und drucken Sie ihn bequem für Ihr Housekeeping-Team aus. 

Sobald die Aufgaben erledigt sind, können Sie den Zimmerstatus aktualisieren und so den Check-in für Ihre Gäste vereinfachen.

6. Gästemanagement

Individueller Service spielt eine entscheidende Rolle beim Aufbau von Kundenbindung in der Hotellerie. 

Gästeprofile und Engagement-Tools helfen Ihnen dabei, Ihre Services individuell anzupassen um auf die Vorlieben und Anforderungen jedes Gastes einzugehen und sicherzustellen, dass sich jeder Gast wertgeschätzt und respektiert fühlt. Dieser persönliche Ansatz verbessert das gesamte Gasterlebnis und erhöht die Wahrscheinlichkeit von Folgebuchungen und positivem Feedback.

Entscheiden Sie sich für eine Lösung mit Nachrichtenfunktion und Upselling-Funktionen um diesen Prozess zu vereinfachen, außergewöhnlichen Kundenservice zu bieten und den Umsatz durch Upgrades und Zusatzleistungen zu steigern.

Durch persönlichen Service schaffen Sie bei Ihren Gästen ein Gefühl von Loyalität und Zugehörigkeit, was zu höherer Kundentreue und positiven Mundpropaganda-Empfehlungen führt.

Profi-Tipp: Mit OTA Sync bieten Sie Ihren Gästen personalisierte Services, optimieren die Preisgestaltung und locken sie mit Upsells, während Sie gleichzeitig mehr Umsatz für Ihr Hotel generieren.

Um alles noch einfacher zu machen, können Sie ihnen direkt aus der App eine Bestätigungs-E-Mail oder Rechnung senden.

7. Revenue Management

Die Ertragssteuerung gehört zu den wichtigsten Funktionen, denn ohne Umsatz kann kein Hotel und kein Unternehmen bestehen. 

Ein gutes PMS sollte das Revenue Management vereinfachen, indem es Ihnen zu mehr Direktbuchungen verhilft und durch Kostensenkung Ihre Gewinne steigert. 

Achten Sie auf Reporting-Funktionen, mit denen Sie den Erfolg Ihrer Strategie erkennen und analysieren können.

Wenn Sie Ergebnisse einsehen und analysieren können, lässt sich Ihre Umsatzstrategie ganz einfach bei Bedarf anpassen. 

Dazu gehört auch die Verwaltung von Gruppentarifen, Paketangeboten und individuellen Preisen.

8. Reporting und Analytics

Berichte sind ein zentraler Bestandteil jedes Property-Management-Systems. 

Sie liefern wertvolle Daten, um die Leistung Ihrer Unterkunft zu steigern und kluge Entscheidungen zu treffen.

Ihr PMS speichert Buchungsdetails, Preiseund Belegungsdaten, sodass Sie mühelos Berichte erstellen können.

Diese Berichte decken verschiedene Aspekte des Hotelbetriebs ab, von Umsatz und Auslastung bis hin zu Gastzufriedenheit und operativer Effizienz, und geben Ihnen einen vollständigen Überblick über Ihre Leistung.

Wählen Sie ein Tool, das Datenmanagement und Reporting einfache und lässt Sie Berichte individuell anpassen und ermöglicht den Zugriff auf Echtzeitdaten. 

Mit einem cloudbasierten PMS greifen Sie jederzeit einfach auf diese Daten zu, reagieren auf Nachfrageschwankungen, passen Strategien an und optimieren Ihre Abläufe, um Umsatz und Effizienz zu steigern.

Achten Sie darauf, dass das System die Festlegung von Zielkennzahlen erlaubt, damit Sie Ihren Fortschritt bei der Erreichung Ihrer Unternehmensziele verfolgen können.

Profi-Tipp:

Stellen Sie sich vor, Sie bewerben Ihre Unterkünfte über OTA-Kanäle wie Airbnb, Booking und andere.

Mit OTA Sync Statistics behalten Sie Ihre Leistung ganz einfach in Echtzeit im Blick, erstellen Berichte und erkennen, welcher Kanal Ihnen die meisten Buchungen und den meisten Umsatz bringt.

Außerdem können Sie die Performance im Monatsvergleich analysieren und herausfinden, aus welchen Ländern die meisten Ankünfte stammen.

Auf Basis dieser Erkenntnisse können Sie Ihre Strategien anpassen und gezielt Werbeanzeigen in diesen Ländern schalten, um Ihre Buchungen zu maximieren.

9. Integrationsmöglichkeiten

Eine effiziente Kommunikation mit anderen Hotelsystemen und Drittanbieter-Apps ist entscheidend, um die Arbeitsabläufe zu optimieren. 

Ein modernes PMS ermöglicht Ihnen die Verbindung mit verschiedenen Systemen, wie POS (Point of Sale), CRM (Customer Relationship Management) und Channel-Management-Plattformen.

Achten Sie darauf, dass Ihr PMS über zahlreiche Funktionen und eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügt, denn das steigert die Betriebseffizienz und die Gästezufriedenheit moderner Hotels erheblich.

Profi-Tipp:

Sie können OTA Sync integrieren mit verschiedenen Plattformen einfach verbinden und Daten oder Funktionen, die Ihre Kunden nutzen, direkt aus der App heraus verwalten.

Passen Sie einfach unsere nativen Widgets an oder nutzen Sie unsere API, um Ihre eigene Lösung zu entwickeln.

Wählen Sie das beste Property Management System

Die Wahl der bestes Property Management System für Ihre Anforderungen zu finden, kann ein entscheidender Schritt für die Führung Ihres Hotelbetriebs sein.

Nicht jede Property-Management-Software ist gleich. 

Falls Sie sich noch nicht sicher sind, welches PMS für Sie das richtige ist, werfen Sie einen Blick auf diesen Artikel über die 7 besten Hotel-POS-Systeme um die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. 

Moderne Systeme vereinen viele Funktionen in einer einzigen Software, um die Verwaltung von Gästen und Hotel einfacher und reibungsloser zu gestalten.

Genau deshalb wurde OTA Sync ins Leben gerufen: um Hoteliers und Ferienwohnungsverwaltern alles zu bieten, was sie für ihre Unterkunft benötigen, an einem Ort.

Neben all diesen Funktionen unterstützt Sie OTA Sync außerdem dabei:

• Erweiterte Rechnungsvorgänge durchzuführen und Rechnungen nach Artikel, Zimmer, Gast, Betrag usw. aufzuteilen oder zusammenzuführen.
• Einfach unterschiedliche Steuersätze für verschiedene Märkte einzurichten und so rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden.
• Die Fiskalisierung durchzuführen und die Kommunikation mit digitalen Fiskalgeräten und Finanzbehörden zu automatisieren.
• Die Kasse zu Beginn und am Ende jedes Tages zu prüfen, um Umsatz, Einzahlungen, Auszahlungen und mehr im Blick zu behalten.

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